Privacybeleid De Transfiguratie

 

De Hulsterse toneelvereniging Camere van Rhetorica De Transfiguratie, gebruikt persoonsgegevens om te functioneren als vereniging, binnen haar doelstellingen zoals omschreven in de statuten, en om toneelvoorstellingen te kunnen opvoeren. Deze gegevens worden behandeld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Welke gegevens en van wie

Onder persoonsgegevens verstaan we in het algemeen naam, adres, telefoon, email en bijzonderheden, alsmede beeldmateriaal (foto’s en video). Dergelijke gegevens behandelen we voor leden, oud-leden, regisseurs, donateurs, belangstellenden, bezoekers en relaties als zusterverenigingen, leveranciers en media. Voor elke groep is onderstand aangegeven welke gegevens worden beheerd.

De bijzonderheden bij leden betreffen opleiding, toneelervaring, hobby’s, bezit van diploma’s die relevant kunnen zijn voor theaterbedrijf en overige zelf aangemelde bijzonderheden. Deze gegevens worden door kandidaatleden bij een kennismakingsgesprek samen met de overige persoonsgegevens zelf opgegeven. Daarbij wordt tevens toestemming gevraagd voor het gebruik van beeldmateriaal van voorstellingen en repetities voor promotie en reclamedoeleinden, onder de verzekering dat hiermee prudent zal worden omgegaan en er nooit namen bij afgebeelde personen worden geplaatst.

Het overzicht van de financiële gegevens, in- en uitgaven, wordt 7 jaar bewaard in verband met belastingen, de onderliggende gegevens als uitgavenbonnen, turflijst e,d, worden bewaard zolang nodig voor het uitschrijven en onderbouwen van rekeningen en worden daarna vernietigd.

Alle overige genoemden geven deze persoonsgegevens zelf en vrijwillig op ten behoeve van hun doel, regie doen bij de Transfiguratie, donateur worden van de Transfiguratie, voorstellingsinformatie krijgen van de Transfiguratie – per post of email – informatie en diensten geven of ontvangen van de Transfiguratie en plaatsreservering voor voorstellingen. 

Voor deze laatste groep is bij digitale reservering het emailadres noodzakelijk voor bevestiging en in alle gevallen het telefoonnummer in verband met mogelijke afgelasting van voorstellingen.

 

Beheerd door wie en waar

De persoonsgegevens worden beheerd door de griffier, de fiscaal en de beheerder van de website. Van het beeldmateriaal is een deel in beheer bij de website en een deel bij de griffier. Deze gegevens zijn deels op papier aanwezig en deels als bestand; de bestanden zijn opgeslagen op de privé-computers van de functionarissen die de betreffende functies vervullen.

 

Hoe lang bewaard

Zodra de relatie met de vereniging door donateurs, belangstellenden en relaties wordt beeindigd, worden deze gegevens verwijderd uit de bestanden. De gegevens van bezoekers worden tot een half jaar na beëindiging van de voorstelling bewaard ter controle en mogelijke correcties. De gegevens van oud-leden en (oud-)regisseurs worden bewaard ten behoeve van reünies en historisch onderzoek.

 

Door wie te raadplegen en gebruiken

De gegevens zijn te raadplegen door die personen binnen de vereniging die een functie hebben in het functioneren van de vereniging en de kaartverkoop. Als dat niet een bestuurslid is, is een bestuurslid verantwoordelijk voor de betreffenden functionaris. Zo heeft iemand de taak de kaartverkoop te regelen en dus toegang tot de daarvoor relevante gegevens; deze functionaris valt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

Persoonsgegevens worden nooit ter beschikking gesteld van personen of organisaties buiten de vereniging. Als voor optredens reclame wordt gemaakt, wordt het adressenbestand door de vereniging daartoe aangewend.

 

Inzien en aanpassen

Ten alle tijden kunnen betrokkenen inzicht krijgen in de persoonsgegevens die door de vereniging worden beheerd. Daartoe kan een verzoek bij de griffier worden ingediend. Als betrokkene verzoekt gegevens aan te passen of te verwijderen, zal dit worden gehonoreerd in zoverre het normaal functioneren van de vereniging hierdoor niet wordt belemmerd.

 

Behandeling datalek

Er is een datalek als iemand persoonsgegeven in handen heeft die daartoe niet gerechtigd is; dat kan variëren van een geprinte ledenlijst tot een fout ontvangen email. Een datalek moet worden gemeld bij de griffier, die nagaat wat er is gelekt, wat consequenties voor personen kunnen zijn, welke maatregelen kunnen worden genomen om het te herstellen en/of voortaan te voorkomen en of het moet worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Vastgesteld door het bestuur van De Tansfiguratie dd 09-10-2018

De Transfiguratie

Bellinistraat 5, Hulst

secretariaat@transfiguratiehulst.nl

+31 (0) 6 212 148 83

PRIVACYSTATEMENT

Copyright 

De Transfiguratie

Hulst